El archivo
municipal
Dos siglos
de abandono, rescates urgentes y promesas de orden
Durante
más de ciento setenta años, el archivo municipal fue el termómetro silencioso
del estado administrativo de la villa: cuando el pueblo prosperaba, alguien
recordaba que los documentos merecían cuidado; cuando la precariedad o la
desidia se imponían, los papeles quedaban a merced de goteras, ratas y el
olvido. Las actas capitulares conservan, casi a regañadientes, la historia de
este vaivén.
El
12 de enero de 1764, el Cabildo abrió la sesión con una advertencia que hoy
suena casi desesperada. Las “partes de las Escribanías Públicas y de Cabildo”
estaban extraviadas, mojadas y
roídas por ratas y ratones. El problema no era menor: los documentos se
guardaban en un cuarto alto de las Casas Capitulares, un lugar tan inadecuado
que ponía en riesgo “la pública” —la administración misma— y la conservación de
los papeles.
La
solución fue inmediata: el escribano debía mudar el archivo a la sala baja, donde se celebraban los acuerdos,
y construir allí “unos estantes decentes”. El gasto se cubriría con fondos de
la villa, previa orden de la Junta. Era el primer intento documentado de
rescatar un archivo que ya entonces mostraba signos de abandono crónico.
Treinta
y dos años después, el 8 de agosto de 1796, la situación era aún más grave. El
Cabildo reconoció que los archivos estaban “enteramente destruidos”, hasta el punto de que no podía
encontrarse “documento alguno”. La causa: la falta de pericia y cuidado de los
antiguos responsables.
En
ese contexto apareció Manuel de Sousa,
portugués, vecino de Sevilla, librero e “inteligente en letra antigua”. Sousa
ofreció arreglar el archivo,
encuadernar los libros en badana o pergamino, ponerles suscripciones con los
años y los nombres de los escribanos, y cobrar veinte reales de vellón por libro.
El
Ayuntamiento aceptó, pero no tenía fondos. La solución fue tan creativa como
reveladora: pagarían el trabajo con el dinero procedente de las tierras baldías sembradas por los vecinos
desde 1790. Para ello se comisionó a Alonso Topete, teniente alguacil mayor, quien cobraría las
cantidades y las depositaría en manos de Alonso Chacón, nombrado depositario. Topete recibiría un 6% por su trabajo. Una vez concluido
el proceso, el expediente completo debía volver al Ayuntamiento para su
aprobación.
El
19 de junio de 1859, casi un siglo después del primer aviso de ratas, el
Gobernador autorizó un gasto de dos mil
reales para el arreglo del archivo. La urgencia era máxima: los papeles
estaban en “completo desorden”.
La
corporación ordenó que la secretaría trabajara a horas extraordinarias, auxiliada por el escribiente Francisco Contreras, y que se
adquirieran estantes y tablas. Además, se exigió que el secretario aplicara
“toda su inteligencia y esmero” para formar un inventario general de los documentos y de los muebles de la
corporación.
Dos
meses después, el 28 de agosto de 1859, la secretaría informó que trabajaba
“sin levantar mano” y que el archivo mostraba ya un “estado satisfactorio de
adelanto”. La corporación recibió la noticia “con complacencia”.
El
14 de mayo de 1870, el Ayuntamiento reconoció el mal estado de su propia
fachada y decidió recomponerla, incluyendo el local del archivo municipal, cuyos muros interiores debían ser
recalzados y cuyos techos necesitaban reparación.
Pero
el verdadero golpe llegó semanas después. El 4 de junio de 1870, el alcalde
primero describió el archivo como “deplorable”.
Su estado impedía despachar asuntos pendientes, retrasaba resoluciones
superiores, bloqueaba la expedición de certificados y hacía imposible tramitar
asuntos importantes.
La
solución fue contratar a José María
Jurado como oficial temporero,
con un sueldo de 10 reales diarios,
para organizar la dependencia, colocar documentos y abrir índices. El gasto se
cargaría al capítulo de imprevistos.
El
24 de diciembre de ese mismo año, el Cabildo acordó sufragar la colocación de
la estantería del archivo y los gastos menores del arreglo de documentos,
trabajos que “tocan ya a su terminación”.
El
1 de julio de 1888, el secretario informó que el archivo volvía a estar en mal
estado: libros de actas capitulares,
presupuestos, gacetas y otros documentos permanecían sin encuadernar. El
Cabildo aprobó su encuadernación, con un gasto máximo de 125 pesetas, nuevamente con cargo al
capítulo de imprevistos.
El
7 de febrero de 1936, meses antes del estallido de la Guerra Civil, el
Ayuntamiento tomó una decisión significativa: trasladar los archivos desde los altos de la plaza de abastos a la
Casa Ayuntamiento. Allí quedarían instalados en una dependencia frente a la
secretaría municipal, que sería reparada y aislada del resto de las
habitaciones para garantizar su conservación.
Era
un gesto de protección en un momento en que el país entero se encaminaba hacia
la incertidumbre.
Leído en conjunto, este recorrido revela un patrón persistente: el archivo municipal fue siempre un espacio vulnerable, expuesto a la humedad, a los animales, a la falta de recursos y a la negligencia. Pero también fue objeto de esfuerzos periódicos —a veces heroicos, a veces improvisados— por parte de escribanos, libreros, oficiales y secretarios que entendieron que la memoria administrativa de un pueblo es un bien común.
El
Archivo Municipal no es únicamente un depósito de documentos antiguos: es, ante
todo, un espacio donde la memoria colectiva se organiza, se protege y se vuelve
legible para las generaciones futuras. Cada legajo, cada acta y cada expediente
conservado en sus estanterías móviles constituye una pieza del relato cívico
que ha dado forma al pueblo. En un tiempo en el que la información se consume
con rapidez y se olvida con la misma facilidad, la existencia de un archivo
sólido y bien gestionado actúa como un contrapeso necesario, recordándonos que
la historia local no se improvisa: se construye, se documenta y se preserva.
A
lo largo de las últimas décadas, el Archivo Municipal ha tenido que adaptarse a
transformaciones profundas: la digitalización de fondos, la incorporación de
nuevas normativas de transparencia, la creciente demanda ciudadana de acceso a
la información y la necesidad de garantizar la conservación física de
documentos que, en algunos casos, superan los doscientos años de antigüedad.
Esta evolución no ha sido un simple proceso técnico, sino una redefinición del
papel del archivo dentro de la administración pública. Hoy, su función se
extiende más allá de la custodia: es un servicio activo, dinámico, que facilita
la investigación, respalda la gestión municipal y contribuye a la construcción
de una ciudadanía informada.
El
archivo también se ha convertido en un punto de encuentro entre pasado y
presente. Investigadores, estudiantes, genealogistas, periodistas y vecinos
acuden a sus instalaciones en busca de respuestas que solo los documentos
pueden ofrecer. En ese diálogo silencioso entre quien consulta y quien
conserva, se revela la verdadera dimensión del archivo: un lugar donde la
historia deja de ser una abstracción para convertirse en una herramienta viva,
capaz de iluminar conflictos, decisiones y procesos que aún hoy repercuten en
la vida cotidiana del municipio.
En
un contexto de creciente preocupación por la pérdida de patrimonio documental,
el Archivo Municipal representa un ejemplo de resistencia institucional. Su
labor diaria —a menudo discreta, casi invisible— sostiene la continuidad
administrativa, garantiza la trazabilidad de las decisiones públicas y preserva
la identidad de la comunidad. Sin archivos, los pueblos se vuelven amnésicos;
con ellos, recuperan la capacidad de comprenderse a sí mismos y proyectarse
hacia el futuro con mayor coherencia.
Textos íntegros citados
(Copias de los documentos originales)
Cabildo de 12 de enero de 1764.
En
este cabildo se dijo por sus mercedes que en atención a el extravío que padecen
las partes de las Escribanías Públicas y de Cabildo con el motivo de halarse
éstas en un cuarto alto de estas Casas Capitulares en donde se mojan y corren
ratas y ratones, y que esto (cede) en grave perjuicio de la (----) pública para
(---) y que los papeles estén con la custodia y defensa correspondiente de los
temporales, el presente escribano los mude, y ponga en la sala baja donde se
celebra acuerdos, haciéndose para ello unos estantes decentes para colocarlos,
y que su importe se costee de los efectos de esta Villa para lo que los señores
de la Junta libren lo que importe y así se acordó.
Cabildo
8 de agosto de 1796
En
este cabildo se tiene presente que D. Manuel de Sousa de nación portuguesa,
vecino de la ciudad de Sevilla de ejercicio librero e inteligente en letra
antigua, quiere arreglar los archivos de esta villa que se hallan enteramente
destruidos y sin poderse buscar documento alguno dimanado de la falta de
pericia y cuidado de los (---) antiguos
de que resulta un perjuicio tan considerable al común y a la causa pública, por
el interés que le resulta en su composición, llevando veinte reales de vellón
cada libro que haga, lo que ha de forrar con badana o pergamino, encuadernándolos
y poniéndole las subscripciones de los años de que proceden y escribanos, ante
quienes se han (----) los documentos que envuelven, de que instruido este Ayuntamiento
acordó de conformidad el que se ejecute dicho arreglo en atención a la utilidad
que resulta al común, bajo el pie de los veinte reales que ha pedido dicho
maestro, y respecto a que esta villa no tiene fondos en que ejecutarlo se pague
de las tierras baldías que han sembrado los vecinos de esta villa desde el año
pasado de mil setecientos noventa hasta el presente, para cuya cobranza se da
comisión, en forma con las formalidades, requisitos y circunstancias a D.
Alonso Topete, teniente alguacil mayor de esta villa, para que ejecute dicha
cobranza, depositando las cantidades que resulten, en Alonso Chacón a quien
nombra esta villa por Depositario cobrador cuyo arreglo de tierras de individuos
y precios a que se han de pagar se arreglarán por los Sres. Justicias según el
mérito de cada una fanega, señalando así mismo a dicho comisionado por razón de
su trabajo y diligencia un seis por ciento de lo que cobre. Y ejecutado todo se
traiga el expediente que se forme a este Ayuntamiento para su inspección y
aprobación, y así se acordó.
Cabildo
del 19 de junio de 1859
Estado
autorizado por el Sr. Gobernador el gasto de dos mil reales para el arreglo del
archivo, y siendo éste de urgentísima necesidad por el estado de completo
desorden en que se encuentran sus papeles, acordó la corporación que se proceda
por la secretaría a horas extraordinarias a practicar el indicado arreglo,
valiéndose para el efecto en calidad de auxiliar del escribiente D. Francisco
Contreras, adquiriendo los estantes y tablas que fueren necesarios y notificando
los demás gastos que resultaren de la cuenta rendida al Sr. Gobernador en 1º
del mes corriente y que son los más indispensables y económicos que se puedan
notificar exceptuando (------------------) de la secretaría para que sin (---) mano en la obra y aplicando a ella toda
su inteligencia y esmero, la (-------) le sea posible y forme un (-----)
general expresivo y circunstanciada de los papeles que el archivo contenga, así
como los demás muebles y enseres con que cuenta la corporación para que no se
carezca por más tiempo de este útil y tan preciso documento.
Cabildo
del 28 de agosto de 1859
Se
dio cuenta por la secretaría de estar trabajando sin levanta mano en el arreglo
del archivo y de encontrarse éste en un estado satisfactorio de adelanto,
prometiendo quedar terminado antes de mucho. La corporación quedó enterada con
complacencia.
Cabildo
de 14 de mayo de 1870
En
vista del mal estado de la fachada del Ayuntamiento se acordó la recomposición
en la parte más necesaria y la del local del archivo municipal, recalzando los
muros interiores y componer los techos de las dependencias situadas en la
planta baja.
Cabildo
de 4 de junio de 1870
El
ciudadano alcalde primero hizo presente a la corporación el estado tan
deplorable en que se encontraba el archivo municipal, cuyo estado daba origen enteramente
a que no se pudieran despachar en la forma oportuna multitud de asuntos
pendientes de la resolución de la superioridad, impidiendo también la expedición
de certificados de expedientes de años
anteriores, imposibilitando manera absoluta la tramitación de asuntos importantes,
hizo presente también la imprescindible necesidad de una persona competente que
se ocupe de organizar la referida dependencia, procediendo brevemente a la
colocación de documentos a la apertura de índices y demás trabajos que se
consideren indispensables, proponiendo para verificar este importante servicio
con clase de oficial temporero con el haber de 10 reales diarios que se
abonarán a cargo al capítulo de imprevistos al ciudadano José María Jurado que
por su larga práctica en la administración municipal reúne los conocimientos a
que se destina.
Cabildo
de 24 de diciembre de 1870
Así
mismo se acordó sufragar con cargo al capítulo de improvistos, la suma a que
ascienda la colocación de la estantería del archivo municipal como igualmente
los gastos menores que origine el arreglo de los documentos pertenecientes al
mismo, cuyo trabajo toca ya a su terminación.
Cabildo
de 1 de julio de 1888
Es
propuesta del secretario de la corporación que visto el mal estado en que se
encuentra el archivo municipal que aparecen sin encuadernar libros de actas
capitulares, presupuestos, gacetas y otros documentos de años anteriores, se
acordó proceder a su encuadernación, abonando el gasto que ocasiones, que no
podrá exceder de ciento veinte cinco pesetas, con cargo al capítulo de
imprevistos.
Cabildo
de 7 de febrero de 1936
Se
acordó trasladar los archivos actualmente existentes e los altos de la plaza de
abastos a la casa Ayuntamiento que quedarán instalados en la dependencia
frontera con la secretaría municipal a cuya dependencia se le hará las obras de
reparación que sean necesarias para aislarla del resto de las demás
habitaciones y darle entrada a la mencionada oficina de la secretaría.
